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18e jour de septembre 2023

 

Politique de confidentialité de la Fondation de BAnQ

 

Conformément aux normes applicables en matière de protection des renseignements personnels, la Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après, la « FBAnQ » ou « nous ») s’engage au respect de votre vie privée dans le cadre de votre participation à sa programmation et/ou à ses différentes collectes de dons, que les services visés soient fournis directement par la FBAnQ ou par des prestataires de services tiers. En accédant, consultant ou visitant notre site Web, https://www.fondation.banq.qc.ca/, en communiquant avec nous ou en acceptant de recevoir des courriels de notre part, vous acceptez les modalités de la présente Politique de confidentialité (ci-après, la « Politique »). Les services offerts par la FBAnQ et par les prestataires de services tiers visés par la présente Politique sont ci-après appelés les « Services ». 

 

But de la Politique 

La Politique vise à vous informer sur la manière et les fins pour lesquelles la FBAnQ recueille, utilise et communique vos renseignements personnels, les choix dont vous disposez à cet égard ainsi que la façon d’y accéder et de les corriger le cas échéant. 

 

Nos engagements 

Nous avons mis en place des procédures internes afin de protéger adéquatement les renseignements personnels en notre possession et nous les révisons sur une base régulière. 

 

Nous sensibilisons nos employés à l’importance de protéger les renseignements personnels et leur offrons de la formation à ce sujet. 

 

Nous prenons des mesures raisonnables afin que les mandataires, partenaires, représentants, producteurs et autres organisations externes avec qui la FBAnQ traite se conforment à la présente Politique. 

 

Nous avons une responsable chargée de la protection des renseignements personnels, qui est Émilie Guertin, joignable par courriel au fondation@banq.qc.ca ou par téléphone au 514 873-1101 poste 6721. Cette personne responsable de la protection des renseignements personnels veille entre autres à s’assurer du respect de la Politique, à traiter des demandes d’accès aux renseignements personnels et à gérer les incidents de confidentialité.

 

Renseignements que nous recueillons, utilisons ou divulguons 

Aux fins de la présente Politique, l’expression « renseignement personnel » signifie tout renseignement concernant un individu et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tels que son adresse civique, adresse courriel, numéro de téléphone et tout renseignement de nature financière. 

 

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels, nécessaires pour pouvoir vous fournir nos Services, avec votre consentement ou selon ce qui est permis ou exigé par la loi. La manière dont nous obtenons votre consentement dépend des circonstances, ainsi que de la sensibilité des renseignements recueillis. Votre consentement peut être obtenu de manière explicite ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des renseignements personnels en question. Nonobstant l’affirmation précédente, il est nécessaire que votre consentement soit donné de manière explicite lorsqu’il est question de renseignements personnels sensibles. Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels, nous présumons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme indiqué dans la présente Politique.

 

En règle générale, nous vous demanderons votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins déterminées et nous n’utiliserons ceux-ci qu’à ces fins. Lorsque nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels pour une autre finalité qui ne vous a pas été préalablement indiquée au moment de la collecte, nous vous demanderons votre consentement, qui doit être manifesté de manière explicite s’il s’agit de renseignements sensibles, avant d’utiliser ces renseignements pour cette autre finalité. 

 

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la section « Nous joindre » ci-dessous. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne serons plus en mesure de fournir certains Services. 

 

Selon les circonstances, voici certains types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir à votre sujet ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis : 

  • Lorsque vous participez à nos activités, soit en ligne ou par téléphone via les formulaires gérés par nos plateformes utilisées (telles que Logilys et Mailchimp) : vos nom et prénom, langue de correspondance ; vos coordonnées, tels que numéro de téléphone, adresse postale et adresse courriel ; ou des renseignements relativement à votre réservation d’événement. 

  • Lorsque vous nous contactez (par téléphone, courriel ou via le formulaire en ligne) : vos nom et prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, la nature de votre demande ainsi que toute autre information que vous nous communiquez. 

  • Lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre : votre adresse courriel ainsi que vos nom et prénom. 

  • Lorsque vous complétez un sondage : vos nom et prénom, adresse courriel, votre appréciation du spectacle ou de la webdiffusion, vos intérêts, vos sources d’informations, votre occupation, votre date de naissance et votre mode de transport. 

  • Lorsque vous faites un don via notre plateforme transactionnelle : vos nom et prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, la date et le montant de la donation et votre date de naissance. 

  • Lorsque vous faites un don ou un achat par téléphone (encan, billets d’événement-bénéfice, etc.) ; vos nom et prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, montant de la transaction, votre date de naissance et les renseignements sur le mode de paiement utilisé (y compris votre numéro de carte de paiement, sa date d’échéance et son code CVV) ; cette dernière information est détruite après avoir complété le don ou l’achat en question.  

  • Lorsque vous postulez sur un poste : vos nom et prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, niveau de scolarité, sexe, statut, votre appartenance ou non à un groupe particulier (aux fins de l’accès à l’égalité) ainsi que le curriculum vitae et la lettre de présentation que vous nous transmettez.

 

Nous recueillons vos renseignements personnels de diverses manières par l’intermédiaire de nos points de contact (soit Logilys, Mailchimp, le site Web de la FBAnQ, le site Web de BAnQ et les réseaux sociaux), notamment lorsque vous réservez et/ou payez pour un événement ou une activité de la FBAnQ, faites un don, remplissez un sondage ou réagissez sur nos comptes de médias sociaux ou aux communications que vous transmets la FBAnQ par courriel. 

 

Utilisation de témoins et d’autres technologies pour recueillir des renseignements ​

Nous recueillons des renseignements de votre navigateur lorsque vous visitez notre site Web y compris votre adresse IP, le type et la langue de votre navigateur, les heures d’accès, le contenu de tous témoins non supprimés que votre navigateur a déjà accepté de nous et l’adresse des sites Web qui vous ont dirigé vers notre site Web. 

 

Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons attribuer à votre ordinateur un « témoin » (petit fichier-texte identificateur unique) ou une série de témoins afin de faciliter l’accès à notre site et de personnaliser votre expérience en ligne. Ce témoin nous permet de recueillir des renseignements au sujet de vos activités en ligne sur notre site, tels que les pages Web que vous visitez, les liens sur lesquels vous cliquez et les recherches que vous effectuez sur notre site Web. À des fins de sécurité, nous chiffrons tous les noms d’utilisateur, tous les mots de passe et toutes les autres données liées à des comptes d’utilisateur que nous stockons dans ces témoins. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour les refuser ; cependant, dans ce cas, il se peut que vous ne puissiez ouvrir de session sur le site Web ou utiliser certaines de ses fonctions.  

 

Nous pouvons aussi utiliser des balises de pixel, des pixels invisibles ou d’autres technologies similaires, pour suivre l’utilisation que vous faites de notre site Web. Un pixel est un petit fichier placé sur une page Web qui permet à un site Web d’exécuter certaines tâches, y compris compter les utilisateurs qui ont visionné cette page, ou pour accéder à des témoins. Les renseignements que nous obtenons de cette manière nous permettent d’adapter les Services que nous offrons aux visiteurs de notre site Web pour transmettre des annonces ciblées et mesurer l’efficacité générale de notre publicité en ligne ou d’autres activités. 

 

Utilisation de vos renseignements 

Nous utilisons vos renseignements personnels principalement :

  • Pour procéder à la réservation ou au paiement des produits et services offerts par la FBAnQ ; 

  • Pour établir et confirmer votre identité ; 

  • Pour répondre à vos demandes d’informations relatives à nos Services ; 

  • Pour des fins de marketing, d’analyse de marché et de sondage ;   

  • Pour cibler vos besoins, intérêts et préférences ; 

  • Pour vous informer des activités et de la programmation susceptibles de vous intéresser ; 

  • Pour contrôler la qualité du service à la clientèle et prévenir la fraude ;    

  • Pour toutes autres fins autorisées ou exigées par la loi. 

 

Communication de vos renseignements personnels 

JeDonneenligne.org fait office de site transactionnel pour la FBAnQ. Ainsi, lors de la participation à des activités, des événements ou de dons, l’utilisateur reconnaît que Logilys transmet à la FBAnQ les renseignements personnels qu’il a partagés. Logilys et la FBAnQ ont adopté des mesures afin d’assurer la protection de la confidentialité des renseignements personnels lors de leur partage. 

 

Dans le cadre de la gestion de leur relation avec la clientèle, la FBAnQ peut aussi utiliser les renseignements personnels d’un client recueillis dans le cadre de communications avec le service à la clientèle, de participation à un sondage, d’interactions sur les comptes de médias sociaux ou suite à la réception de courriels ou de SMS de ces derniers ou lors de la visite de leurs sites Web (y compris le site Web de la FBAnQ). La FBAnQ peut également créer des profils clients et gérer les communications avec la clientèle au sein du logiciel Logilys.

 

En tout état de cause, nous ne partageons, vendons ou distribuons pas vos renseignements personnels avec ou à des tiers non liés, sauf dans ces circonstances limitées et dans le respect des normes applicables en matière de protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent occasionnellement être transférés à des tiers qui agissent pour nous en vue d’un traitement ultérieur conformément aux objectifs pour lesquels les renseignements ont été initialement collectés ou aux objectifs auxquels vous avez consenti. Par exemple, un tiers peut parfois avoir accès à vos renseignements personnels afin de traiter des envois postaux en notre nom ou d'évaluer la bonne manière de répondre à votre question ou de résoudre votre réclamation. 

 

Veuillez trouver ci-dessous une liste de nos fournisseurs de services pouvant traiter vos renseignements personnels : 

 

Avant de divulguer des renseignements personnels à un tiers, nous exigeons contractuellement que le tiers prenne des précautions adéquates pour protéger ces renseignements. Dans ce cas, nous prenons des mesures pour garantir que les règles énoncées dans la présente Politique sont respectées et exigeons que les prestataires de services préservent la confidentialité de vos renseignements personnels et assurent la sécurité de celles-ci. Nous exigeons également qu’ils utilisent vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été fournis.  Lorsque nos prestataires de services n’ont plus besoin de vos renseignements personnels pour ces objectifs limités, nous exigeons qu’ils les détruisent.  

 

Nous n’autorisons pas les prestataires de services à divulguer vos renseignements personnels à des parties non autorisées ou à utiliser vos renseignements personnels à des fins de marketing direct. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos prestataires de services, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Nous joindre » ci-dessous. 

 

En outre, nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels lorsque nous pensons que cette utilisation ou cette divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée : (a) en vertu de la loi applicable, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence ; (b) pour se conformer à une procédure légale ; (c) pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris les autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence ; (d) pour faire respecter les conditions des accords relatifs à nos produits et services ; (e) pour protéger nos activités ; (f) pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens, et/ou ceux de vous-même ou d'autres personnes ; et (g) pour nous permettre d’exercer les recours disponibles ou limiter les dommages que nous pourrions subir. En outre, nous pouvons transférer vos renseignements personnels et d’autres informations à un tiers en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession, transfert ou autre disposition de tout ou d’une partie de nos activités, marques ou autres actifs. 

 

Se désabonner des communications 

Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels marketing de notre part, vous pouvez choisir de ne plus recevoir de courriels marketing en cliquant sur le lien « se désabonner » en bas de chaque courriel que vous recevez de notre part. Vous pouvez également vous désabonner en nous contactant directement à l'aide des coordonnées figurant dans la section « Nous joindre » ci-dessous. 

​

Nous nous efforcerons de répondre rapidement à votre demande de désabonnement, mais nous vous demandons de bien vouloir nous accorder un délai raisonnable pour traiter votre demande. Veuillez noter que si vous refusez de recevoir des courriers électroniques à caractère commercial, nous pouvons être amenés à vous envoyer des communications sur l’utilisation, la modification ou l’annulation de certains de nos événements que vous avez achetés. 

​

Conservation et destruction des renseignements personnels 

Nous n’utiliserons, ne divulguerons ou ne conserverons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ces renseignements personnels ont été recueillis et dans la mesure permise ou exigée par la loi. Les renseignements personnels seront détruits dès que la finalité de la collecte de ces renseignements est accomplie, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les périodes pendant lesquelles vos renseignements personnels seront conservés, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Nous joindre » ci-dessous. 

 

Sécurité de vos renseignements personnels 

Nous avons mis en œuvre une combinaison de moyens matériels, organisationnels et technologiques visant à assurer la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons et à protéger ceux-ci contre la perte ou le vol et afin de prévenir l’accès, la transmission, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de ces derniers. 

​

Seuls nos employés ou fournisseurs qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y auront accès. Ces employés ont été formés pour traiter ces renseignements correctement et conformément à nos protocoles de sécurité et à nos normes strictes de confidentialité. Nous déploierons des efforts conformes aux normes du secteur pour prévenir toute perte, utilisation abusive, divulgation non autorisée, altération ou destruction d’informations. 

​

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission ou de stockage des renseignements n’est sûre à 100 % ou exempte d’erreurs, de sorte que nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Nous joindre » cidessous. 

 

Transfert international et interprovincial et stockage des renseignements personnels. 

Les renseignements personnels que vous nous communiquez sont hébergés sur des serveurs informatiques situés au Québec (Canada) et aux États-Unis, ce dernier ayant des règles de confidentialité différentes de celles de votre pays. Si ces données se trouvent en dehors de votre pays, elles sont soumises aux lois du pays dans lequel elles se trouvent et peuvent être divulguées aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes chargés de l'application de la loi ou de la réglementation de cet autre pays et conformément aux lois de cet autre pays.

 

Nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par la présente Politique et, s’il y a lieu, nous respecterons les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne et autres règles applicables dans l’éventualité où vos renseignements personnels étaient communiqués à l’extérieur du Québec en conformité avec les dispositions de la Politique. 

 

Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels 

Sur demande écrite adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels et sous réserve d’une preuve d’identification, vous pouvez consulter les renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués, selon ce que la loi autorise ou exige et/ou demander leur rectification. 

 

Vous pouvez également retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements recueillis. 

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L’accès aux renseignements personnels et la rectification de ces derniers sont gratuits.  

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Si vous ne fournissez pas les renseignements personnels requis, nous ne pourrons établir un compte client afin que vous puissiez procéder à une transaction en ligne ou par téléphone et vous devrez nous contacter pour compléter vos prochains achats de billets ou pour faire votre don, et ce, en argent comptant ou par chèque. 

Si vous désirez supprimer vos données clients existantes, vous devez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Nous joindre » cidessous. 

​

Dans certains cas, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés, notamment si la demande est manifestement infondée ou excessive, s’il est extrêmement coûteux de fournir les renseignements demandés, si les renseignements contiennent des références à d’autres personnes, si les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, si les renseignements ont été obtenus dans le cadre d’une enquête sur une éventuelle violation de contrat ou pour prévenir ou détecter une fraude, et si des renseignements sont assujettis au secret professionnel ou judiciaire. 

 

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités de protection des données. 

 

Sites Web et services de tiers 

La présente Politique s’applique uniquement à nos produits et services. Elle ne s’étend pas aux sites Web ni aux produits ou services fournis par des tiers. Notre site Web intègre des boutons de réseaux sociaux et des hyperliens vers des sites externes. Lorsque vous suivez ces liens qui vous font quitter notre site Web, nous n’assumons pas la responsabilité des pratiques de ces tiers en matière de confidentialité et nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces tiers avant d’utiliser leurs sites Web ou leurs produits ou services. 

 

Renseignements concernant les enfants 

Nos produits et services ne sont pas destinés aux personnes mineures de moins de 14 ans et nous ne recueillons pas de façon volontaire de renseignements personnels auprès de mineurs de moins de 14 ans. Si vous êtes mineur au regard des lois applicables à votre lieu de résidence (14 ans au Québec), veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement explicite d’un parent ou d’un tuteur. 

 

Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels que nous recueillons auprès d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs. 

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Rôle et responsabilité des membres de notre personnel

Les membres de notre personnel veillent à s’assurer que les renseignements personnels sont collectés, conservés, utilisés et détruits en conformité avec cette Politique et les règles applicables. Lorsqu’un incident de confidentialité est porté à la connaissance d’une personne membre de l’organisation, celle-ci communiquera avec la personne responsable chargée de la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes membres du personnel uniquement si ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

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Processus de traitement des plaintes

La personne responsable chargée de la protection des renseignements personnels de la BAnQ reçoit les plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Lorsqu’une telle plainte est déposée, la personne responsable chargée de la protection des renseignements personnels en accuse réception auprès de la personne concernée, prend connaissance de son contenu, enquête sur les circonstances, traite de la plainte et répond par écrit d’une manière diligente. 

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Incidents et registre des incidents

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsque nous avons des motifs de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels que nous détenons, nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. Le cas échéant, si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons sans délai par écrit la personne concernée ainsi que la Commission d’accès à l’information. L’évaluation du risque de préjudice se fait par notre personne responsable chargée de la protection des renseignements personnels et prend en compte la sensibilité des renseignements concernés, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

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Nous joindre

Si vous avez des questions ou commentaires sur la présente Politique, si vous souhaitez faire une demande d’accès ou de rectification concernant vos renseignements personnels ou si vous souhaitez déposer une plainte relative à l’application de la présente Politique ou à la protection de vos renseignements personnels par la FBAnQ, vous pouvez communiquer avec nous par courriel ou par la poste à : 

Madame Émilie Guertin, Fondation BAnQ

2275, rue Holt, Montréal, QC, H2G 3H1 

Téléphone : 514 873-1101 poste 6721 

fondation@banq.qc.ca

 

Mise à jour 

Nous mettrons à jour cette Politique occasionnellement pour refléter les changements dans nos pratiques, notre technologie, et nos obligations légales. Vous serez informés de toute modification à la présente Politique par un avis qui sera publié sur notre site Web. En cas de modification substantielle de la politique, les utilisateurs seront informés par courriel à l’adresse communiquée par l’utilisateur. Veuillez également consulter la rubrique « Dernière mise à jour » au bas de cette page pour connaître la dernière mise à jour de cette Politique. Sauf indication contraire, toute modification apportée à la présente Politique entrera en vigueur dès sa publication sur cette page dans une politique de confidentialité mise à jour. En utilisant notre site Web à la suite d'une modification, vous acceptez les pratiques énoncées dans la politique de confidentialité mise à jour. 

 

Dernière mise à jour 

Septembre 2023.

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